蔡逸竹

　　當我們需要對某個數據進行解釋說明時，可以為其添加文字批注。

　　選中需要添加批注的單元格，右擊鼠標，在隨後彈出的快捷菜單中，選擇「插入批注」選項，在彈出的批注框中輸入解釋說明文字，輸入完成後，在其他地方單擊一下鼠標，批注即刻被隱藏起來。此時，當我們將鼠標指向該單元格中，批注又顯示了出來，查閱非常方便。

　　注意：選中有批注的單元格，右擊鼠標，在隨後彈出的快捷菜單中，選擇「編輯批注」（「刪除批注」）選項，即可編輯（刪除）批注。

　　具體操作的動畫演示過程如下：

蔡逸竹

　　當我們需要比較瀏覽同一工作表中不同區域的數據時，可以通過折分窗口來實現：

　　選中窗口中部的某個行（列），執行「窗口→折分」命令，即可將當前整個窗口折分為上下（左右）兩個區域，然後在每一個窗口中分別瀏覽到同一工作表中不同區域的數據。

　　注意：如果選中工作表中某個單元格，再執行折分窗口操作，即可將窗口折分為四個區域。

　　具體操作的動畫演示過程如下：

蔡逸竹

　　今天我們用動畫的形式介紹在Excel中凍結行列標題的方法。更多Excel動畫教程參見《Excel動畫教程》。



　　在拉動滾動條查看一個大的表格時，我們發現列標題、行標題常常被移到窗口外面去了，這樣數據與標題常常會對不上號。我們可以將行、列標題凍結起來：

　　如果我們需要將第1行和第1、2列作為標題凍結起來，可以這樣操作：選中C2單元格，執行一下「窗口→凍結窗格」命令即可。

　　注意：執行「窗口→取消凍結窗格」命令，即可將凍結的窗口解除。

　　具體操作的動畫演示過程如下：

蔡逸竹

　　如果我們有一個保存了大量數據的表格，根據使用對象的不同，常需要將其中不同部分的數據打印出來。通常的做法是，先將不需要打印的列隱藏起來，然後再打印。由於這樣的「對像」眾多，每次都要隱藏、打印、顯示、再隱藏、再打印……非常麻煩。其實，我們可能用「視圖管理器」來實現這種要求：

　　1、執行「視圖→視圖管理器」命令，打開「視圖管理器」對話框。

　　2、單擊其中的「添加」按鈕，打開「添加視圖」對話框，輸入一個名稱（如「整個」）後，按下「確定」按鈕，添加一個「整個」視圖。

　　注意：添加「整個」視圖的目的是為了快速切換到整個工作表狀態下。

　　3、根據使用對象的需要，將不需要打印的列隱藏進來，然後仿照上面的操作分別添加視圖（如「勞資」、「人事」等）。

　　4、需要打印某種表格中，請這樣操作：執行「視圖→視圖管理器」命令，打開「視圖管理器」對話框，選中一種視圖，單擊「顯示」按鈕進入該視圖，進行一下打印操作即可。

　　5、打印完成後，仿照上面的操作，「顯示」出「整個」視圖，就可以快速顯示出全部數據。

　　具體操作的動畫演示過程如下：

蔡逸竹

　　在打印多頁表格時，時常會出現某頁打印錯誤的現象，這時候不需要再將整個工作表打印一遍，而通過打印指定頁面的方法，將打錯的頁面打印出來就成了：

　　執行「文件→打印」命令，打開「打印」對話框，在「打印範圍」下面選中「頁」選項，然後在「從」、「到」右側的方框中輸入指定的起始頁碼（如「3」），再按下「確定」按鈕，即可將指定頁面（此處為第3頁）打印出來。

　　具體操作的動畫演示過程如下：

蔡逸竹

　　今天我們用動畫的形式介紹在Excel中設置打印區域的方法。更多Excel動畫教程參見《Excel動畫教程》。

　　面對一張較大的表格，如果我們需要打印其中的部分區域，可以通過設置打印區域來實現：

　　選中需要打印的單元格區域，執行「文件→打印區域→設置打印區域」命令，以後需要打印相應的區域時，只要按下「常用」工具欄上的「打印」按鈕就成了。

　　注意：再次執行「文件→打印區域→取消打印區域」命令，即要將設置的打印區域撤銷。

　　具體操作的動畫演示過程如下：

蔡逸竹

　　利用Excel的「高級篩選」功能，我們可以把符合某種條件的數據挑選並保存到其他區域中。

　　1、同時滿足多個條件數據的篩選

　　我們在「員工基本情況登記表」中，把「職稱」為「高級工程師」，並且「學歷」為「大學」的人員挑選出來：

　　先將條件列標題（學歷、職稱）和條件（大學、高級工程師）輸入到某個單元格區域中。

　　然後選中數據表中任意一個單元格，執行「數據→篩選→高級篩選」命令，打開「高級篩選」對話框。

　　注意：此時，系統自動將數據區域填入到「列表區域」右側的方框中，如果區域不正確，請重新填寫。

　　按「條件區域」右側的紅色按鈕，對話框變成浮動狀態條狀，選中上述保存條件的單元格區域，再按浮動條右側的紅色按鈕返回到「高級篩選」對話框中。

　　選中「將篩選結果複製到其他位置」選項，然後在下面的「複製到」右邊的方框中輸入保存區域的第一個單元格地址（如$O$3）。

　　按下「確定」按鈕，符合條件的數據即該被複製到相應的區域中。

　　2、並列滿足多個條件數據的篩選

　　我們在「員工基本情況登記表」中，把「職稱」為「高級工程師」，「學歷」為「大學」的人員都挑選出來：

　　先將條件列標題（學歷、職稱）和條件（大學、高級工程師）輸入到某個單元格區域中（兩個條件位於不同行中）。

　　然後仿照上面第1步的「高級篩選」操作即可。

　　具體操作的動畫顯示過程如下：

蔡逸竹

　　在單位經常是多個人共用一台電腦，這樣一來，自己製作的Excel表格，不希望別人查看，我們可以為其設置密碼。

　　1、啟動Excel，打開相應的工作簿文檔，執行「工具→選項」命令，打開「選項」對話框。
　　2、切換到「安全性」標籤下，在「打開權限密碼」右側的方框中輸入密碼，按下「確定」按鈕，再輸入一次密碼，確定返回。
　　3、保存一下文檔。
　　經過這樣設置後，如果需要打開該工作簿時，必須輸入正確的密碼，否則無法打開。

　　注意：打開「選項」對話框，切換到「安全性」標籤下，把「打開權限密碼」右側的方框中的密碼清除，確定返回，再保存一下文檔，即可清除文檔的密碼。

　　具體操作的動畫演示過程如下：

蔡逸竹

　　當多人編輯同一個工作簿文檔時，為了防止修改由他人負責填寫的數據，我們可以對工作表進行分區域加密。

　　1、啟動Excel，打開相應的工作簿文檔，執行「工具→保護→允許用戶編輯區域」命令，打開「允許用戶編輯區域」對話框。
　　2、單擊其中的「新建」按鈕，打開「新區域」對話框，在「標題」下面的方框中輸入一個標題（如「報建」），然後按「引用單元格」右側的紅色按鈕，讓對話框轉換為浮動條，用鼠標選中相應的區域，再按浮動條右側的紅色按鈕返回對話框，設置好密碼，按下「確定」按鈕，再確認輸入一次密碼，確定返回。
　　3、重複上述操作，為其他區域設置密碼。
　　4、設置完成後，按下「保護工作表」按鈕，加密保護一下工作表即可。

　　經過這樣設置後，要編輯相應的區域，必須輸入正確的密碼，否則就不能進入編輯。

　　具體操作的動畫演示過程如下：

蔡逸竹

　　現在很多單位都建立了內部局域網，我們把Excel文檔設置成共享，可以讓多人在局域網上同時對一個文檔進行編輯操作。

　　啟動Excel，打開需要共享的工作簿文檔，執行「工具→共享工作簿」命令，打開「共享工作簿」對話框，選中其中的「允許多用戶同時編輯，同時允許工作簿合併」選項，再確定返回。
　　將設置了共享的工作簿文檔，保存的局域網某台電腦的一個共享文件夾中，局域網上的用戶即可隨時調用編輯。

　　注意：如果在「共享工作簿」對話框中，切換到「高級」選項，設置相應的參數，可以實現更多的共享效果。

　　具體操作的動畫演示過程如下：