為什麼 AI 寫的公告，員工一看就知道
在進入具體破綻之前，我們先理解一件事：人類辨識 AI 文字的能力，遠比多數人想像得強。這不是玄學，而是有幾個很具體的認知機制在運作。
1. 語感不對勁：人類對「模式」極度敏感
我們每天讀大量的文字，從 LINE 訊息、社群貼文、Email 到公司文件。在這個過程中，大腦默默建立了一套「這個人說話長什麼樣子」的模型。當你讀到一段文字，如果它的節奏、用詞、句長分布，跟你記憶中「這個說話者」的模式不符，大腦就會發出訊號。
AI 生成的文字有一個非常明顯的特徵：句長分布過於平均。人類寫作時，句子長短會劇烈起伏——有時一連串短句像連珠炮，有時一個長句繞了三層。AI 則傾向輸出「中等長度、結構完整、語意飽滿」的句子，讀起來像在聽一個永遠不會喘氣的人說話。這種「太順」的感覺，反而是最大的破綻。
2. 公告的場合感消失
每一種文體都有它的「場合感」。一封給全公司的颱風假公告，跟一封給客戶的產品說明，語氣應該完全不同。人類寫公告時，會不自覺地把「場合」寫進去——可能是匆忙、可能是謹慎、可能是帶點歉意。
AI 沒有場合感。它有的是「文體模板」。所以它會寫出語氣完美、場合錯置的公告：一封關於「廁所清潔輪值表調整」的通知，被寫得像企業年度策略報告；一封裁員通知，被寫得像產品發表會。這種錯位，員工第一眼就會察覺。
3. 員工在乎的不是文字，是「誰在說話」
這是最核心的一點。內部公告的功能，表面上是在「傳遞資訊」，實際上是在「維持關係」。當員工讀公告時，他們讀的不只是內容，而是：「這是誰寫的？他為什麼要這樣寫？他知不知道我們的處境？」
AI 生成的公告，往往在第三個問題上完全失分。它不知道你們公司上個月才辦完尾牙、不知道研發部門最近在趕一個大案子、不知道大家對某個政策已經抱怨了三個月。它只能寫出「正確但無知」的文字。而員工對「無知」的敏感度，高得驚人。
三、AI 公告的 8 個典型破綻（附案例分析）
以下這 8 個破綻，幾乎涵蓋了所有「員工一看就知道」的狀況。你可以拿自己公司最近的公告來對照看看。
破綻 1：「在這個快速變化的時代」——開場即暴雷
AI 非常喜歡用「時代背景」開場。「在這個快速變化的時代」「隨著科技日新月異」「面對瞬息萬變的市場環境」——這些句子本身沒有錯，但它們出現在內部公告裡，就非常突兀。
為什麼？因為人類寫公告，通常是「有事要說」，所以會直接切入。AI 則是「被要求寫一篇文章」，所以會先建立一個宏觀框架。這個框架在對外行銷文案裡可能加分，在對內公告裡就是雜訊。
對照案例：
AI 版：「在這個快速變化的時代，為提升組織運作效率，本公司決定調整差勤管理辦法……」
人寫版：「各位同仁，從下週一開始，我們的打卡時間會改成 9 點前後各一小時，詳細說明如下。」
破綻 2：三點式排比與「首先、其次、最後」
AI 對「三」有奇妙的執著。幾乎每一封 AI 公告都會出現「首先……其次……最後……」的結構，或是「三個重點」「三大方向」「三項措施」。這是因為 AI 在訓練過程中學到「列點式結構」是最安全的表達方式。
問題是，真實的公告很少這麼整齊。有時候重點只有兩個，有時候有五個，有時候根本不需要列點。當員工看到「剛剛好三點」的結構，第一個反應就是：「這是湊出來的吧？」
破綻 3：形容詞通膨——「極大」「顯著」「全面」
AI 有一種強烈的「形容詞依賴症」。它會寫「顯著提升」「全面優化」「極大化效益」「有效強化」。這些詞在單獨看的時候都沒問題，但當一封公告裡出現五個以上這種詞，就會產生一種「用力過猛」的感覺。
人類寫公告時，形容詞是稀缺資源。因為大家知道，公告裡的每個形容詞都要負責任。你說「顯著提升」，員工就會問「提升幾趴？」。所以有經驗的寫作者會盡量用具體數字取代形容詞。AI 不懂這個成本，所以它會慷慨地送出一堆空泛的讚美詞。
破綻 4：每段都收尾成金句
這是 AI 最容易被抓到的破綻之一。AI 被訓練成「每段都要有結論」，所以它會讓每一段的結尾都收成一句漂亮的話：「讓我們一起努力」「共創美好未來」「攜手打造更優質的環境」。
問題是，真實的公告段落結尾通常很平淡。它可能就是「以上說明，如有疑問請洽人事部」。人類不會每段都寫金句，因為那太累了，而且太假了。當員工看到每段都有漂亮的收尾，他們會立刻感覺到「這不是在跟我說話，這是在對空氣說話」。
破綻 5：誰都不得罪的中性語調
AI 有一個內建的「安全機制」：避免極端、避免表態、避免承擔責任。所以它寫出來的公告，往往是一種「誰都不得罪」的中性語調。該說「這是錯的」的地方，它會寫「尚有優化空間」；該說「我們很抱歉」的地方，它會寫「造成不便敬請見諒」。
這種語調在公關稿裡或許合適，但在內部公告裡就是「不負責任」。員工要的是明確的態度，不是模糊的善意。當一封公告從頭到尾都沒有一句「我覺得」「我們決定」，員工就會知道：這封信背後沒有人。
破綻 6：正確但空泛的資訊密度
AI 寫的公告，通常「每一句都對」，但「整篇沒有重點」。它會告訴你「本公司重視員工福祉」，但不會告訴你「今年健檢補助從 3000 元提高到 5000 元」。它會說「將持續優化流程」，但不會說「報帳系統從下週起改成線上簽核」。
這種「高正確性、低資訊量」的文字，員工讀完會有強烈的空虛感。因為他們花時間讀了一封信，卻沒有得到任何可以行動的資訊。這種空虛感，是辨識 AI 的重要線索。
破綻 7：格式過度整齊
AI 很愛用粗體、項目符號、標號、分隔線。它會把一封本來可以三段話講完的公告，拆成「一、背景說明」「二、實施方式」「三、注意事項」「四、結語」的完美結構。
這種整齊感在文件範本裡是優點，在真實公告裡卻是缺點。因為真實的公告通常有點「歪」——可能某一段特別長，可能某個重點被口語化地強調，可能結尾突然加一句「啊對了，記得今天下班前填表」。這些「不整齊」，正是人味的來源。
破綻 8：缺少「不便之處」的誠實
最後一個破綻，也是最傷信任的一個。AI 很少主動承認「這件事會給大家帶來麻煩」。它會寫「造成不便敬請見諒」，但這是一句公式，不是一句道歉。
人類寫公告時，如果知道某項政策會造成困擾，通常會多寫幾句：「我知道這個改變會讓大家多花一點時間適應，尤其是常跑外勤的同仁，如果有困難可以直接跟我說。」這種「多出來的一句」，AI 幾乎不會寫，因為它不在它的訓練模式裡。
四、為什麼「被看出來」是一件嚴重的事？
讀到這裡，你可能會想：「被看出來就被看出來啊，反正內容沒錯，有什麼關係？」
關係很大。而且是那種「當下沒感覺、長期很致命」的關係。
信任成本的隱形流失
企業內部的信任，是靠無數次「小事的誠實」累積起來的。一封公告是不是有人真的想過、真的在意，員工點滴在心頭。當員工發現「公司連發公告都懶得自己寫」，他們會默默推論：「那其他事情呢？績效考核是不是也 AI 打分？裁員名單是不是 AI 排的？」
這種推論不一定合理，但它是人性。而且它一旦形成，很難逆轉。因為員工不會來跟你求證，他們只會在心裡默默記一筆。
公告是組織的「語氣契約」
每一封公告，都是公司在跟員工「重新簽一次語氣契約」。這份契約的內容是：「我們說話的方式，代表我們怎麼看待你。」
如果公司的公告長期是溫暖的、直接的、有人稱的，員工會覺得「這家公司把我當人看」。如果公告長期是冰冷的、模板化的、AI 味的，員工會覺得「這家公司把我當流量看」。而這種感覺，會在離職率、內部論壇的匿名發言、以及尾牙時的臉部表情上，慢慢顯現出來。
五、如何讓 AI 協作寫出「有人味」的公告？
好，批評完了，該來談解法。這裡要先講一個重要觀念：問題不在 AI，而在「把 AI 當作者」。
AI 是很強的「編輯」與「草稿機」，但它不是好的「作者」。以下是六個實用方法，可以讓你的公告既有效率、又有溫度。
方法 1：先給 AI「這個人是誰」
不要只丟一句「幫我寫一封公告」，而是先給它角色設定。例如：「你是一位在傳產待了 15 年的人資主管，講話直接、不愛用流行語、對細節很要求，現在要寫一封給 200 位員工的公告。」
角色設定越具體，AI 的語氣就越接近真人。這一步做得好，可以解決八成的「機器味」問題。
方法 2：用「事件卡」代替「寫一篇文章」
不要叫 AI「寫一篇文章」，而是給它一張「事件卡」：發生什麼事、影響誰、什麼時候開始、誰負責、有什麼例外。AI 拿到具體事件卡，就會寫出具體內容；拿到模糊指令，就會寫出空泛文章。
舉例來說，與其說「寫一封關於員工健檢的公告」，不如說「公司今年健檢補助從 3000 提高到 5000，適用對象是到職滿三個月的正職員工，10 月底前要完成預約，窗口是人事部小美，分機 123」。後者寫出來的公告，資訊密度會高很多。
方法 3：保留 30% 的手寫段落
這是最有效、也最容易被忽略的一招。不要讓 AI 寫完整篇。讓 AI 寫「結構性段落」（背景說明、辦法條列、注意事項），然後你自己手寫「關鍵段落」（開場、道歉、呼籲、結語）。
那 30% 的手寫，正是員工會記住的部分。因為那是「有人在說話」的地方。而 AI 寫的 70%，負責把資訊交代清楚就好，不需要它有溫度。
方法 4：刪掉第一段與最後一段
這是一個很粗暴但很有效的編輯技巧。AI 生成的文章，第一段通常是「時代背景」，最後一段通常是「共創未來」。這兩段 90% 的情況可以直接刪掉，公告會立刻變得俐落。
刪完之後，你會發現文章反而更完整。因為真正的公告，本來就不需要「開場白」和「精神喊話」。
方法 5：建立公司自己的「禁用詞清單」
每個公司都有自己的語言習慣，也有自己受不了的詞。建議人資或公關部門，建立一份「禁用詞清單」，例如：「賦能」「對齊」「閉環」「顆粒度」「攜手共創」「在這個快速變化的時代」。
每次用 AI 寫完公告，就用這份清單掃一遍。這個動作只要花三分鐘，但可以去掉大部分的 AI 味。
方法 6：讓 AI 當編輯，不當作者
這是最推薦的工作流：人先寫草稿（可以很口語、很亂），然後讓 AI 潤飾。這樣寫出來的公告，會有人的邏輯與語氣，只有文字被優化過。
你可以這樣下指令：「以下是我寫的草稿，請幫我潤飾成正式公告，但保留我的語氣，不要加入我沒說過的內容，不要用形容詞堆砌，不要加結語金句。」這個指令下得好，AI 就會變成一個很聽話的編輯，而不是一個自說自話的作者。
六、實戰：一份 AI 公告的改造前後對照
我們來看一個具體例子。假設公司要宣布「辦公室搬遷」。
改造前（AI 原稿）
【重要公告】關於辦公空間優化之相關說明
在這個快速變化的時代，為提供同仁更優質的工作環境，本公司經審慎評估後，決定進行辦公空間優化。此次搬遷不僅是空間的轉換，更是企業文化升級的重要里程碑。
首先，新辦公室位於信義區，交通便利，周邊機能完善。其次，新空間採用開放式設計，將顯著提升團隊協作效率。最後，我們將於下月完成搬遷，相關細節將另行通知。
搬遷期間造成不便，敬請見諒。讓我們攜手共創更美好的未來。
改造後（人機協作版）
【公告】10/15 搬新家，請大家這週先做三件事
各位同仁：
我們要搬家了。新辦公室在信義區松仁路 100 號 8 樓，10 月 15 日（週二）正式啟用，10 月 11 日（週五）下午開始打包。
簡單講三件事：
一、10/11 下午兩點後，舊辦公室停止收發快遞，請大家提前把私人物品收好。
新座位表會在這週三公布，如果有特殊需求（例如靠近窗戶、需要安靜區），請直接找小美。
10/15 當天請直接到新辦公室上班，不用先回舊址。捷運市政府站 3 號出口走路 5 分鐘。
我知道搬家很麻煩，尤其是有小孩要接送的同仁，時間上可能會卡到。如果有困難，直接跟我說，我們可以個別調整。
— 行政部 老王
差異解析
改造後的版本，字數少了三分之一，但資訊量多了兩倍。它做了幾件事：
第一，標題直接講重點。「10/15 搬新家，請大家這週先做三件事」，比「關於辦公空間優化之相關說明」清楚一百倍。
第二，刪掉所有時代背景與精神喊話。沒有「快速變化的時代」，沒有「里程碑」，沒有「攜手共創」。
第三，用具體資訊取代形容詞。「交通便利」變成「捷運市政府站 3 號出口走路 5 分鐘」。「顯著提升協作效率」直接刪掉，因為那本來就不是公告該講的話。
第四，保留了「多出來的那一句」。「我知道搬家很麻煩」這一句，AI 永遠不會主動寫，但它正是員工會記住的地方。
第五，署名。「行政部 老王」五個字，比整篇公告的溫度都高。
七、給管理者的三個提醒
如果你是主管、人資、或負責發公告的人，以下三件事值得想一想。
誠實揭露 vs. 風格統一
有些公司會糾結：「我們要不要在公告上標註『本文由 AI 協助撰寫』？」這個問題沒有標準答案，但有一個原則：如果這件事被員工發現，你會尷尬，那就主動講。
如果 AI 只是幫你修飾文字，那不需要特別標註，因為那就像用 Word 的拼字檢查一樣，是工具。但如果整篇公告是 AI 從零生成、你只按了送出，那被發現時的信任傷害會很大。這種情況下，主動揭露反而是加分。
別讓 AI 稀釋了決策的責任感
公告最怕的不是寫得不好，而是「沒有人為它負責」。當一封公告是 AI 寫的、主管沒細看、秘書直接寄出，這封信就變成了一封「無主之信」。員工讀到的時候，會感覺到那種漂浮感。
所以，不管用不用 AI，每一封公告都應該有一個「簽名的人」。這個人可以是主管、可以是部門代表、可以是承辦人。重點不是職稱，而是「這封信有人認領」。
把 AI 用在不重要但耗時的地方
這是比較實務的建議。AI 最適合處理的，是那些「格式固定、內容重複、但每次都要花時間」的公告，例如：每月健檢提醒、消防演練通知、系統維護公告、尾牙報名說明。
這些公告用 AI 起草，人再微調，效率極高，而且就算被看出是 AI 寫的，傷害也有限，因為它們本來就是制式通知。
但對於「敏感度高、情緒濃度高」的公告——裁員、政策轉彎、危機處理、人事異動——請務必自己寫，或至少自己重寫關鍵段落。因為這些時刻，員工要的不是效率，而是「你真的有在想我的感受」。
八、結語：員工要的不是完美，是「在場」
回到最初的問題：為什麼 AI 寫的公告，員工一看就知道？
答案其實很簡單：因為 AI 不在場。
它沒有參加過你們的週會，沒有聽過員工抱怨冷氣太冷，不知道誰上個月剛當爸爸、誰最近在準備考試。它寫得出完美的句子，但寫不出「在場」的感覺。而人類對「在場」與「不在場」的辨識能力，是刻在基因裡的。
這不是要你拒用 AI。AI 是很棒的工具，它可以幫你省下大量時間，讓你把精力留給真正需要你的地方。
但請記住一件事：公告的價值，不在於它寫得多好，而在於它讓員工感覺到「公司裡有人在想這件事」。
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